Привычка планировать: 5 современных инструментов
Классический план:
1. создать план на сегодня;
2. выполнить первый пункт;
3. осознать, что две вещи вы уже сделали;
4. отдохнуть от проделанной работы.
Я, конечно, сильно утрирую, однако, очень часто вопрос планирования становится планированием для планирования. Не из-за того, что вы не знаете каких-то инструментов, а из-за того, что это ещё не вошло в необходимую привычку. Я эту привычку постараюсь у вас выработать, потому что планировать действительно удобно и интересно.
Коротко о тех инструментах планирования, о которых вы могли уже слышать.
1. Держать в голове. Из серии «Я и так запомню». Думаю, что этот вариант мы оставим за скобками, потому что его, конечно же, просто применять, ничего, кроме головы не нужно. Однако есть, как минимум, три минуса: ограниченность только одной задачей, человеческий мозг просто не может выдержать большое количество информации, а в нужный момент легко их забудет; риск потери этих задач; нет возможности объективно оценить, чего хотел и чего достиг.
2. Создание некоторого списка дел. Список дел можно фиксировать в GoTasks приложениях, а именно в своем телефоне с помощью списка и синхронизации с другими устройствами. Например, мой список дел в GoTasks:
— созвониться с айтишником
- встреча с издателем книги «Хедхантинг за 15 мин»
- запись аудиокниги и т.д.
3. Диаграмма Ганта. Встречались с таким блоком? Диаграмма Ганта – это такой вполне популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана или графика работ по какому-либо отдельному проекту. Первый формат подобной диаграммы когда-то был разработан Генри Гантом в далеком 1910 году, а сейчас эта диаграмма очень удобно и легко применяется, синхронизируется с различными инструментариями. Диаграмма Ганта очень полезна для больших проектов и практически бесполезна для оперативного планирования – только стратегическое планирование, а тем самым, стратегическое превосходство. Могу сказать, что, в первую очередь, диаграмма Ганта позволяет увидеть и оценить последовательность задач и их относительную длительность; второе — сравнить планируемый и реальный ход задач, в конце концов, можно детально проанализировать выполнение задач, так как на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача не выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.
4. Принцип очереди – сначала одно, потом другое, затем третье, в зависимости от того, как список составлен. Но без определенной расстановки приоритетов, этот принцип практически бесполезен.
5. Метод «Бетлхим» Шваба. Вы слышали о таком человеке? Скорее всего, нет, потому что метод по-другому называется «Метод Шваба», и состоит эта история в следующем: Англия, 50-е гг. прошлого века, и вице-президент «Bethlehem Steel» Шваб позвал к себе некого консультанта Ли, которого попросил дать совет по улучшению его дел. Недолго думая, Ли предлагает следующее: «Напишите список дел, которые Вы собираетесь сделать завтра, после этого выберите из них самое важное, самое ценное; завтра утром приступите к нему, ни на что не отвлекаясь, и делайте, пока его не завершите. После этого, снова пересматриваете список, опять находите самую важную задачу, незамедлительно приступаете к её выполнению и также ни на что не отвлекаетесь. И в такой последовательности до конца рабочего дня. Даже если вы не дойдете до конца списка дел, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать». И он добавил, что насколько этот совет сочтут ценным, столько ему и заплатят. С этими словами господин Ли удалился, а через две недели получил чек на сумму 25 тысяч долларов, на котором мелкими буквами было написано: «Это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет». Вот такой пример. Иногда, когда вы, начиная с 9 утра работать, ещё в 10.30 не совсем понимаете, каким образом перераспределить приоритеты, потому что дел очень много, лучше всего вспомнить господина Шваба и приступить к действию по одному из дел, которое вы мгновенно определили как наиболее важное.
Mind-менеджмент – что это?
Это технология графического отображения ваших дел, которая помогает эффективно планировать время и распределять ресурсы. В приложениях в AppleStore или на маркете для Android бесплатные программы позволяют создавать без каких либо сложностей так называемые интеллект-карты. Интеллект-карта – это и есть продукт mind-менеджмента, и выглядит это как некое древо, соединяющееся ветвями. Например, если у вас есть 6, 7, 10 основных задач, которые вы выполняете постоянно или, например, несколько сфер деятельности, таких, как а. здоровье, b. карьера, с. дети, d. родители и т.д., автомобиль, ваша идея, стратегия. Их много, однако, для того, чтобы выделить структуру, вам необходимо создать интеллект-карту.
Я пользуюсь подобными интеллект-картами и делаю это с 2012 года и, на мой взгляд, это один из наиболее эффективных инструментов планирования рабочего времени после классического календаря. Почему он находится на втором месте? Интеллект-карты предназначены, в первую очередь, для среднесрочного или долгосрочного планирования, но не для ежедневных, активных дел из-за некоторых нюансов, связанных с более длительным добавлением или удалением необходимых граф. Сейчас я говорю про длительность, связанную с секундами или долями секунд.
Итак, прокомментирую детально, что есть эти карты и как их нужно создавать. Начнем с главного, с 4-х основных правил создания карт:
1. Начинайте с центра. В центре находится самая главная мысль, цель построения интеллект-карт. Начинайте с этой главной мысли, тогда появятся новые, интересные идеи, и не нужно будет запоминать большую информацию.
2. Вставляйте графические образы и меняйте цвета. Наш мозг не может читать большого количества текста, ему это неинтересно. Поэтому выбирайте разные цвета и вставляйте нужные картинки.
3. Читайте по часовой стрелке, начиная с правого верхнего угла. Работа и занесение информации будут более эффективными. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт; если вы задаете другую последовательность, тогда обозначайте очередность порядками и цифрами и выделяйте.
4. Постоянно находите взаимосвязи. Помните о том, что связи в интеллект-картах не только прямые, но и косвенные. Когда вы начнете создавать стрелки, вы увидите, что через несколько ступеней можно перескакивать.
26.01.2015